Prowadzenie spotkań w Microsoft Teams jest proste i wygodne, jeśli znasz podstawowe tajniki zarządzania uczestnikami. Opcje takie jak przyjmowanie gości z poczekalni, wyciszanie mikrofonu u rozmówców czy uruchamianie kamerki znacznie poprawiają przeprowadzanie rozmów online. Tutaj znajdziesz kilka wskazówek, które każdy organizator powinien znać.
Kontrolowanie mikrofonów i kamer uczestników spotkania
Tuż po rozpoczęciu rozmowy w Teams możesz wyświetlić listę członków w panelu bocznym. Poruszaj myszką, aby zobaczyć pasek menu, a następnie kliknij ikonę „Pokaż uczestników” (grafika dwóch postaci). W ten sposób zobaczysz, kto ma uruchomiony monitor i kamerę, oraz który użytkownik akurat zabiera głos w dyskusji.
Jeśli prowadzisz spotkanie w Microsoft Teams, możesz wyłączyć dźwięk u pozostałych uczestników. Wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na danej osobie i zaznaczysz „Wycisz”. Odwrócenie tej czynności wykonuje się poprzez operację „Wyłącz wyciszenie”. Wejście w „Więcej opcji” na liście pozwala na zarządzanie uprawnieniami lub pobranie listy obecności, którą otwiera się w Excelu. Opcje „Zezwalaj uczestnikom na mikrofon” i „Zezwalaj na kamerę dla uczestników” uniemożliwiają wyłączanie wyciszenia oraz udostępnianie wideo.
Ograniczenie dostępu do spotkania
Po utworzeniu spotkania zdecyduj, kto z zainteresowanych może od razu wziąć w nim udział, a kto musi czekać na zaproszenie. W drugim przypadku administrator wraz z każdym innym uczestnikiem rozmowy mogą podejrzeć listę osób w poczekalni i z tego miejsca zadecydować, czy przyznać dostęp. Jeśli chcesz, by nikt poza tobą nie zapraszał osób oczekujących, wyłącz w zaproszeniu opcję „Zezwalaj na przesyłanie dalej” (funkcja niedostępna podczas spotkań na kanale).
Poczekalnię mogą także pomijać osoby z twojej organizacji, np. ci, którzy mają inne domeny poczty e-mail niż twoja. Jeśli zaznaczysz opcję „Zawsze zezwalaj dzwoniącym na pomijanie poczekalni”, to takie osoby będą mogły od razu dołączyć do rozmówców. Istnieje także funkcja „Informuj, kiedy dzwoniący dołączają do spotkania lub je opuszczają”. Jeśli jednak nie chcesz, by ktokolwiek włączał się do trwającej już rozmowy, wejdź kolejno w „Zaplanuj spotkanie” > „Dołącz” > … > „Zablokuj spotkanie”.
Szukasz kolejnych wskazówek jak efektywniej pracować z Microsoft Teams?
Sprawdź nasz poradnik na temat podstaw Microsoft Teams 👇
