Jeżeli zastanawiałeś się, jak ograniczyć czas poświęcany na częstym tworzeniu wiadomości o podobnej i powtarzalnej treści, jeżeli jesteś zmęczony ciągłym pisaniem od nowa niemal identycznych e-maili do kilku klientów dziennie, to Twoje problemy rozwiąże opcja szybkich części w programie Microsoft Outlook.
Szybkie części w Outlook to powtarzalne elementy Twoich wiadomości w Microsoft Outlook, które możesz wstawiać do kolejnych e-maili, nowych adresatów, bez konieczności ręcznego pisania ich od zera, korzystania z notatek, czy wybierania ctrl+c, ctrl+v.
Jak ustawić szybkie części w Microsoft Outlook?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● Z górnego paska wybierz “Nowa wiadomość e-mail”.
● W treści wiadomości wpisz tekst, który jest powtarzalny i często przesyłasz go do różnych adresatów/klientów/współpracowników, więc chcesz zapisać go jako szybką część np. “Dzień dobry, w nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej przesyłam w załączniku wycenę szkolenia z aplikacji Microsoft 365. Pozdrawiam”
● Zaznacz cały tekst, przytrzymując lewy przycisk myszy i przeciągając kursorem od początku do końca wiadomości.
● Na górze okna, w zakładce “Wstawianie”, kliknij element “Szybkie części”. Jeżeli nie jest on widoczny, wybierz ikonę trzech kropek i znajdź go w dodatkowych opcjach -> prawy przycisk -> “Przypnij do wstążki”, by był zawsze pod ręką.
● Po kliknięciu “Szybkie części” z nowej zakładki wybierz “Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części…”
● W nowo otwartym oknie możesz wpisać nazwę szablonu, pod jakim dany tekst będzie dostępny w galerii szybkich części, np. “Podsumowanie rozmowy z klientem”.
• Jeżeli będziesz tworzyć więcej szybkich części, możesz je łatwo zorganizować, dodając je do różnych kategorii i sekcji, tworząc poręczne foldery.
● Kliknij “OK”, by zapisać Szybką część.
Teraz, gdy chcesz napisać wiadomość używając szybkiej części, wystarczy, że podczas tworzenia nowego e-maila lub odpisując na otrzymany, wybierzesz zakładkę “Wstawianie” -> strzałka przy opcji “Szybkie części” -> zapisany wcześniej tekst. Zostanie on automatycznie wklejony do treści wiadomości. Możesz go od razu wysłać lub edytować, np. zmienić nazwisko klienta widoczne w treści czy dodać załącznik.
Masz dodatkowe pytania związane z oprogramowaniem Microsoft 365? Chętnie pomożemy.
________________________________________________________________________________________________________________
Wolisz wideo? Sprawdź nasz tutorial.
