W cyfrowym świecie współpraca jest niezbędna do prawidłowego i efektywnego przepływu dokumentów czy informacji w każdej organizacji. Microsoft SharePoint to narzędzie, które umożliwia użytkownikom płynne udostępnianie plików i informacji. Jak jednak udostępnić dokument z Microsoft SharePoint swojemu współpracownikowi? Krok po kroku przeprowadzimy Cię przez ten proces.
Jak udostępnić plik w Microsoft SharePoint Online?
● Otwórz SharePoint Online i Twoją przestrzeń plików.
● Znajdź plik, który chcesz udostępnić i kliknij strzałkę, ikonę przesyłania, znajdującą się po prawnej stronie od nazwy pliku (po zaznaczeniu danego pliku opcja udostępniania pojawi się także na górnym pasku).
● W nowym oknie zacznij wpisywać imiona bądź nazwiska osób, którym chcesz udostępnić dany plik. Jeżeli osoby te należą do Twojej organizacji, zostaną wyświetlone na rozwijanej liście. Dzięki temu możesz dodać je automatycznie. Jeżeli jednak dokument chcesz przesłać do osoby spoza Twojej organizacji, wpisz jej pełny adres mailowy.
Pamiętaj jednak, że jeśli administrator zablokował możliwość udostępniania plików poza firmą, kontynuowanie nie będzie możliwe – otrzymasz prośbę o usunięcie podanych adresatów.
● Zmień ustawienia prywatności. W ten sposób ustalisz, kto będzie mógł wyświetlać udostępniany plik:
• osoby w organizacji X dysponujące linkiem (dostęp zyskają wszystkie osoby posiadające link);
• osoby mające już dostęp (to wszystkie osoby, którym plik lub dana przestrzeń zostały udostępnione wcześniej);
• wybrane osoby (dzięki temu sprawisz, że wygeneruje się indywidualny link tylko dla tych osób, których adres podasz w poprzednim kroku).
● Zatwierdź klikając “Wyślij”.
Wykonując te kroki, możesz łatwo udostępniać pliki w programie Microsoft SharePoint. To również świetny sposób do usprawnienia współpracy w Twojej organizacji. Jest to szczególnie ważne, gdy współpracujesz z osobami pracującymi zdalnie.
Chcesz dowiedzieć się, jak zacząć pracę z SharePoint? Masz dodatkowe pytania związane z narzędziami Microsoft? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
