Dlaczego papierowy kalendarz odchodzi do lamusa?
Trudno w dzisiejszych czasach nie używać kalendarza. W życiu prywatnym służy do zapisywania imienin, urodzin, wizyt u lekarza czy umówionych spotkań. Dużo większą rolę odgrywa na stanowiskach służbowych. Jego właściciele zapisują w nim spotkania, szkolenia, konferencje, deadline’y czy terminy rozliczeń podatkowych. Swoje kalendarze mają m.in. prezesi, kierownicy, księgowi, handlowcy, całe działy i mniejsze teamy. Czy papier jest w stanie wszystko pomieścić i uporządkować?
Problemy z użytkowaniem kalendarzy papierowych
Powiedzmy sobie szczerze – kalendarze sprawdzają się w pokazywaniu dat, ale nie są zbyt wygodne w zapisywaniu i odczytywaniu przypomnień. Księgowa musi mieć obraz pełnych miesięcy na swojej ścianie, lecz nie da rady zapisać zbyt wielu notatek w jednym miejscu. Z kolei handlowiec powinien wozić swój kalendarz książkowy ze sobą, by w każdej chwili móc dodać nowe spotkania i sprawdzić, z kim ma się zobaczyć następnego dnia. Wpisana przez szefa data konferencji na ogólnym kalendarzu może nie być zauważona przez wszystkich pracowników. Wszystkie te problemy rozwiązują terminarze elektroniczne. Dzisiaj każdy ma przy sobie telefon lub dostęp do komputera, dzięki czemu są one na wyciągnięcie ręki. Możesz dodawać w nich długie i krótkie teksty, oznaczać kolorami różne rodzaje wpisów czy dopasowywać wygląd ogólny do swoich potrzeb. To jednak nie wszystko.
Zalety i wady kalendarzy elektronicznych
Największą zaletą nowoczesnych terminarzy są alerty przypominające o wpisanych wydarzeniach. Nie musisz już zaglądać do zeszytu czy spoglądać na ścianę. Wystarczy, że danego dnia użytkujesz swoje urządzenie, a ono ci przypomni, co masz zrobić. Coraz częściej kalendarze mogą być zsynchronizowane na wielu urządzeniach. W ten sposób w domu czy w podróży dodasz notatkę, która wyświetli się na twoim służbowym komputerze. To jednak rodzi pewne problemy. Różne aplikacje mogą działać w inny sposób i bez wzajemnej synchronizacji. Dlatego, jeśli zastanawiasz się nad kalendarzami dla swoich pracowników, szukaj czegoś, co będzie wygodne dla każdego z osobna, jak również ogólnie dla całej firmy. Czegoś takiego jak terminarz w Microsoft 365.
Pełna synchronizacja kalendarza z pocztą e-mail
Jednym ze sztandarowych produktów tej platformy jest Microsoft Outlook, który współpracuje z kalendarzem na wielu poziomach. W praktyce oznacza to dostęp do listy kontaktowej, udostępnianie wydarzeń innym osobom, wyświetlanie harmonogramów grup czy organizowanie wspólnych wydarzeń. Synchronizacja wielu kont przydatna jest np. wtedy, gdy trzeba znaleźć odpowiadający wszystkim wolny termin. Program może samodzielnie sprawdzić, kiedy poszczególni użytkownicy mają dzień bez żadnych obowiązków. Możesz też wysłać zaproszenie na spotkanie z możliwością przyjęcia lub odrzucenia. Program Outlook umożliwia także wyświetlanie wielu terminarzy obok siebie. Bez problemu skopiujesz lub przeniesiesz termin z kalendarza służbowego na prywatny. Jak już pewnie się domyślasz, w tym jednym programie jest możliwość prowadzenia dwóch osobnych kalendarzy przez użytkownika.
Słowem podsumowania…
W pakiecie Microsoft 365 masz mnóstwo opcji do zarządzania swoim kalendarzem, jak również terminarzami innych pracowników po uprzednim udostępnieniu. Możesz je otwierać na urządzeniach mobilnych czy publikować w Internecie, jeśli np. klient zewnętrzny będzie chciał znaleźć dogodny dla siebie termin na spotkanie. Przy tak dużych możliwościach kalendarza elektronicznego porównanie z papierowym terminarzem wypada niepoważnie. To jednak od ciebie zależy, czego oczekujesz i jakie funkcje sprawią, że twój zespół będzie działał efektywnie.
