Jednym z Twoich obowiązków służbowych są spotkania z klientami lub współpracownikami? Poznaj prosty sposób na to, żeby ułatwić sobie ich planowanie! Niezależnie od tego, czy spotykacie się twarzą w twarz w miejscu pracy, lub też on-line, najłatwiejszym sposobem na zaplanowanie meetingu i wybór pasującego obu stronom terminu będzie udostępnienie kalendarza w narzędziu Microsoft Outlook. Czy wiesz jak to zrobić?
Poznaj zalety udostępniania kalendarza!
Umiejętność udostępniania kalendarza w Microsoft Outlook pozwoli na usprawnienie pracy zespołowej i współpracy z klientem oraz zwiększenie produktywności Twoich działań. Mając wzajemny dostęp do kalendarzy, można łatwo planować spotkania, identyfikować nakładające się wydarzenia i efektywniej przydzielać zadania. Zwiększa to przejrzystość, jak również pomaga ustalić priorytety. Skraca to również czas poświęcany na koordynację spotkań, minimalizuje pomyłki czy nieporozumienia, a potencjalnemu klientowi oszczędza stresu.
Jak udostępnić kalendarz w Microsoft Outlook poza organizacją?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● Z górnego paska zadań wybierz „Narzędzia główne”, a następnie „Nowa wiadomość e-mail”.
● W ramach nowej wiadomości w górnym panelu kliknij „Wstawianie”, a następnie znajdź ikonę wielokropka (…) z prawej strony ekranu.
● Po jej kliknięciu z rozwijanego menu wybierz „Kalendarz…”.
● W nowym oknie na listach określ swój kalendarz, który chcesz dołączyć do wiadomości oraz zakres dat, w jakich ma być dostępny dla odbiorcy wiadomości (np. dzisiaj, jutro, najbliższe 7 dni, miesiąc). Możesz również ręcznie określić daty.
● W ramach kategorii „Szczegóły” możesz udostępnić klientowi widoczność:
• tylko dostępność – czas będzie pokazywany z oznaczeniem stanu „wolny”, „zajęty”, bez szczegółów;
• ograniczone szczegóły – zawiera dostępność i tematy elementów kalendarza;
• wszystkie szczegóły – klient będzie miał wgląd zarówno do dostępności, jak i wszystkich elementów danych wpisów, np. z kim odbywa się spotkanie, w jakiej sali.
● Możesz także zaznaczyć opcję „Pokaż czas tylko w moich godzinach pracy”. Oznacza to, że klient nie będzie mógł zarezerwować spotkania po godzinach Twojej pracy, np. wieczorami czy w weekendy.
● Zatwierdź OK. Kalendarz został dołączony do Twojej wiadomości e-mail. Jest on dodany jako plik w załączniku, dzięki czemu otworzy go także osoba nieposiadająca dostępu do środowiska Microsoft 365.
Teraz wystarczy dodać adresata wiadomości. Pamiętaj o tym, by zaopatrzyć swojego maila również w temat oraz treść wiadomości.
Jak udostępnić kalendarz w Microsoft Outlook wewnątrz organizacji?
● Otwórz Microsoft Outlook.
● Z lewego panelu wybierz ikonę kalendarza.
● Na górnym pasku zadań znajdź ikonę wielokropka (…) z prawej strony ekranu.
● Z rozwijanej listy wybierz „Udostępnij”, a następnie „Kalendarz”.
● W nowym oknie kliknij „Dodaj” i wyszukaj osobę z Twojej organizacji, której chcesz udostępnić kalendarz. Po wybraniu danego nazwiska wyświetli się ono w polu poniżej, kliknij „Dodaj” i zatwierdź OK.
● Nadaj odbiorcy konkretne uprawnienia:
• może wyświetlać, kiedy masz stan wolny i zajęty;
• może wyświetlać tytuły i lokalizacje poszczególnych spotkań;
• może wyświetlać wszystkie dodane przez Ciebie szczegóły;
• może edytować Twój kalendarz (wyświetlać, edytować i usuwać spotkania lub terminy);
Chcesz poznać więcej ciekawych oraz nieoczywistych funkcji narzędzi Microsoft? Koniecznie skontaktuj się z nami – chętnie porozmawiamy z Tobą na ten temat!
